Το «εντυπωσιακό» αποτέλεσμα μιας προσεκτικής έρευνας στον Αμερικανικό στρατό — και τι μας διδάσκει για τους οργανισμούς σήμερα | Γράφει ο Γιάννης Στάθης

Το 1940 διενεργήθηκε μια μελέτη με στόχο τη βελτίωση της αποτελεσματικότητας και της αποδοτικότητας της βολής ενός στοιχείου πυροβόλου. Στην ουσία, επρόκειτο για μια πρώιμη προσπάθεια βελτιστοποίησης διαδικασιών: είτε αύξηση της ταχυβολίας είτε μείωση του απαιτούμενου προσωπικού — δηλαδή μεγιστοποίηση της παραγωγικότητας.

Στο πλαίσιο της έρευνας, αναλύθηκαν λεπτομερώς οι κινήσεις του πενταμελούς πληρώματος κατά τη διαδικασία γέμισης και πυροδότησης. Μέσω συστηματικής παρατήρησης και κινηματογράφησης, οι ερευνητές κατέγραψαν κάθε επιμέρους ενέργεια, εφαρμόζοντας στην πράξη αυτό που σήμερα θα ονομάζαμε process mapping και time-motion analysis. (συστηματική χαρτογράφηση διαδικασιών και ανάλυση χρόνου και κινήσεων)

Τα αποτελέσματα ήταν αποκαλυπτικά αλλά και δημιούργησαν προβληματισμό.

Δύο από τους πέντε στρατιώτες παρέμεναν ανενεργοί περίπου τον μισό χρόνο, ενώ οι υπόλοιποι τρεις εκτελούσαν το σύνολο των κρίσιμων ενεργειών. Μάλιστα, λίγο πριν την πυροδότηση, οι δύο αυτοί στρατιώτες απομακρύνονταν και στέκονταν ακίνητοι, σε στάση προσοχής, χωρίς εμφανή λόγο.

Η εικόνα αυτή ανέδειξε ένα κλασικό φαινόμενο οργανωτικής δυσλειτουργίας: διαδικασίες που εκτελούνται μηχανικά χωρίς να αμφισβητούνται.

Όταν οι ερευνητές ζήτησαν εξηγήσεις από τα πληρώματα, η απάντηση ήταν χαρακτηριστική: «Έτσι μας έμαθαν. Ετσι μας είπαν. Έτσι γίνεται.»

Καμία τεκμηριωμένη αιτιολόγηση. Καμία επανεξέταση. Καμία προσαρμογή.

Η λύση στο αίνιγμα δόθηκε από έναν βετεράνο αξιωματικό: «Αυτοί οι δύο κρατούν τα άλογα.»

Στο παρελθόν, τα πυροβόλα ρυμουλκούνταν από άλογα, τα οποία έπρεπε να συγκρατούνται κατά την πυροδότηση. Όμως, παρότι τα άλογα είχαν αντικατασταθεί από μηχανοκίνητα μέσα, η διαδικασία παρέμεινε αμετάβλητη.

Οι στρατιώτες συνέχιζαν να «κρατούν» άλογα που δεν υπήρχαν πλέον.

Το βαθύτερο νόημα: Η ιστορία αυτή αποτελεί ένα ισχυρό παράδειγμα του πώς οι οργανισμοί εγκλωβίζονται σε ξεπερασμένες πρακτικές. Χωρίς συστηματική παρατήρηση και συνεχή αναθεώρηση, οι διαδικασίες παγιώνονται και μετατρέπονται σε αυτοσκοπό.

Η βελτίωση των διαδικασιών δεν είναι μια εφάπαξ ενέργεια αλλά μια συνεχής λειτουργία η οποία απαιτεί:

-Συστηματική παρατήρηση της πραγματικής εργασίας (όχι μόνο των εγγράφων διαδικασιών)

-Αμφισβήτηση του, «Έτσι μας έμαθαν. Ετσι μας είπαν. Έτσι γίνεται.»

-Εντοπισμό δραστηριοτήτων χωρίς προστιθέμενη αξία.

-Ανακατανομή ρόλων με βάση τις πραγματικές ανάγκες.

-Μεγιστοποίηση της απόδοσης του προσωπικού.

Κάθε οργανισμός διαθέτει «κρυμμένη δυναμικότητα» — ανθρώπους που, λόγω παρωχημένων διαδικασιών, δεν αξιοποιούνται πλήρως.

Η μετατροπή των «παρατηρητών» σε ενεργούς συντελεστές απαιτεί:

-Καθαρό ορισμό ρόλων και ευθυνών
-Εξάλειψη περιττών ενεργειών
-Εκπαίδευση με βάση το γιατί, όχι μόνο το πώς
-Ενδυνάμωση και ενθάρρυνση των εργαζομένων να προτείνουν βελτιώσεις
Η αποδοτικότητα δεν προκύπτει από περισσότερη προσπάθεια, αλλά από εξυπνότερη οργάνωση.
Η ανάγκη για συνεχή επικαιροποίηση. Οι διαδικασίες πρέπει να εξελίσσονται μαζί με το περιβάλλον. Τεχνολογία, μέσα, ανάγκες και στόχοι αλλάζουν — και μαζί τους πρέπει να αλλάζουν και οι τρόποι εργασίας.

Η έλλειψη επικαιροποίησης οδηγεί σε:

-Σπατάλη χρόνου και πόρων

-Μειωμένη παραγωγικότητα

-Απογοήτευση προσωπικού

-Απώλεια ανταγωνιστικότητας

Αντίθετα, οι οργανισμοί που ενσωματώνουν μηχανισμούς συνεχούς βελτίωσης (continuous improvement) παραμένουν ευέλικτοι και αποτελεσματικοί.

Συμπέρασμα

Σε κάθε οργανισμό υπάρχουν άνθρωποι οι οποίοι εντελώς άσκοπα «φυλάνε άλογα».

Το ζητούμενο δεν είναι να τους κατηγορήσουμε, αλλά να επανεξετάσουμε το σύστημα που τους το ζητά.

Η καθημερινή πρόκληση για κάθε ηγεσία είναι:

-Να εντοπίζει τις άχρηστες διαδικασίες

-Να απελευθερώνει δυναμικό